Retningslinjer for hvitvasking (AML Policy)

I) Introduksjon:

Novatrix SRL («Selskapet») er en enhet som organiserer spesifikke pengespill gjennom elektroniske kommunikasjonsmidler.

Selskapet er lisensiert av Tobique Gaming Commission og er forpliktet til fullt ut å overholde juridiske og regulatoriske krav for å oppdage og forhindre hvitvasking av penger og andre forbrytelser gjennom sine tjenester.

Selskapet rapporterer direkte til Tobique Gaming Commission når det gjelder aktivitet som kan være knyttet til hvitvasking av penger eller underliggende lovbrudd.

Disse retningslinjene gir en oversikt over AML-prosedyrene og kontrollene Selskapet forholder seg til.

II) Selskapets risikoprofil

Basert på vår forretningsprofil er risikoen for hvitvasking av penger og finansiering av terrorisme minimal, spesielt sammenlignet med finansinstitusjoner.

Hovedårsaken til dette er at kontanter ikke aksepteres, og kun kredittkort, e-lommebøker og andre lisensierte instrumenter kan benyttes til å utføre innskudd og uttak.

I tillegg er den gjennomsnittlige transaksjonen av relativt lav verdi. Siden det kun tilbys RNG-spill (spill basert på tilfeldig nummergenerator), kan ikke produktene som tilbys av Selskapet reelt sett brukes som et verktøy for å hvitvaske penger. Den eneste fasen av hvitvasking som kan utgjøre en potensiell risiko for Selskapet, er hvitvaskingens andre fase (layering/tilsløring), noe som motvirkes av ulike daglige screeningtiltak beskrevet nedenfor.

III) Registrering av kunder (Onboarding):

1. For å registrere seg hos Selskapet må en kunde oppgi følgende obligatoriske opplysninger:

• Fornavn
• Etternavn
• Adresse
• Poststed og postnummer
• Land
• E-postadresse
• Fødselsdato
• Passord (vil bli kryptert)
• Bekreftelse av passord
• Kontovaluta
• Mobiltelefonnummer

2. Spillere som ikke er registrert, har ikke mulighet til og tillates ikke å spille for ekte penger. Ingen nettbaserte transaksjoner, enten det er innskudd eller utbetaling, vil bli akseptert eller behandlet i kontanter.

3. Når registreringsprosessen er fullført, vil kundene motta en velkomst-e-post med en lenke for å få tilgang til kontoene sine. Denne prosedyren har som formål å verifisere kundens e-postadresse.

4. Kunder vil ikke kunne registrere seg med et bostedsland fra følgende liste:

• Bahamas
• Botswana
• Kambodsja
• Etiopia
• Pakistan
• Panama
• Sri Lanka
• Syria
• Trinidad og Tobago
• Tunisia
• Jemen
• Saudi-Arabia
• USA
• Nord-Korea
• Iran
• Hongkong
• Kina
• Fra andre begrensede / sanksjonerte land i henhold til FATF / FN-veiledninger og reguleringer.

5. Kunder under 18 år vil bli nektet å registrere en konto.

IV) Kundetiltak (Customer Due Diligence):

1. Prosedyren for kundetiltak inkluderer innsamling og verifisering av følgende dokumenter:

• Identitetsbevis («POI»)
• Adressebevis («POA»)
• Eierskapsbevis for betalingskonto («POPA»)
• Formueserklæring («SOWD»)

2. Kundetiltak skal anvendes på kunden ved følgende hendelser:

• Ved transaksjoner på 10 000 USD eller mer, uavhengig av om det er en enkelttransaksjon eller flere relaterte transaksjoner.
• Kunden foretar små innskudd etterfulgt av uvanlig store innskudd, og kundetiltak (CDD) har ennå ikke blitt utført.
• Det oppdages at kunden forsøker å opprette flere kontoer, og kundetiltak (CDD) har ennå ikke blitt utført.
• Kundens konto har vært inaktiv i en periode på over 6 måneder, er nå aktiv igjen, og kundens IP-adresse og transaksjonsaktivitet avviker fra tidligere observert aktivitet.

3. Ytterligere tiltak for kundetiltak kan anvendes på kunden etter Selskapets ansattes eget skjønn, og inkluderer:

• selfie
• selfie som holder identitetsbevis (POI)
• selfie med en spesiell beskjed (for eksempel: Hei 'casino-navn') og/eller andre spesielle betingelser (blunkende øye, vending av hode/hånd osv.)
• videoverifisering
• liveness-kontroll (levendehetskontroll)
• biometrisk kontroll

4. Akseptkriterier for verifiseringsdokumenter:

• POI (Identitetsbevis): Alle data (navn, fødselsdato, statsborgerskap) må stemme helt overens med dataene i fanen for spillerens opplysninger. Dokumentet må være gyldig, og innehaverens bilde, fødselsdato, samt utstedelses-/utløpsdato er obligatorisk.
• POA (Adressebevis): Alle data (navn, adresse) må stemme helt overens med dataene i fanen for spillerens opplysninger. På verifiseringstidspunktet må dokumentet ikke være eldre enn 90 dager fra utstedelsesdatoen.
• POPA (Eierskapsbevis for betalingskonto): Alle data må stemme helt overens med dataene i fanen for betalingssystemer.

Skannede kopier av dokumentene godtas ikke til verifiseringsformål.

V) Forsterkede kundetiltak (EDD) og overvåking:

1. Forsterkede kundetiltak (EDD) anvendes når ytterligere undersøkelser er nødvendig for å bekrefte at kundens aktiviteter utføres med legitime midler.

2. Prosedyren for forsterkede kundetiltak inkluderer innsamling og verifisering av følgende dokumenter:

• Formueskilde (Source of Wealth)
• Midlenes kilde (Source of Funds)

3. Forsterkede kundetiltak skal utløses ved følgende hendelser:

• Kunden er klassifisert som høyrisiko i henhold til kundens risikovurdering, og formueskilde (SOW) / midlenes kilde (SOF) har ennå ikke blitt innhentet og verifisert.
• Kunden fastslås å være en politisk eksponert person (PEP), eller en slektning eller nær medarbeider av en PEP.

• Lønnsinntekt
  Obligatorisk:
  - Kontoutskrift(er) som viser mottak av lønn (minimum 3 måneder)
  Ytterligere bevis om nødvendig:
  - Original eller bekreftet kopi av en lønnsslipp (eller bonusutbetaling)
  - Brev fra arbeidsgiver på selskapets brevpapir som bekrefter lønnen
  - Kopi av årlig skattemelding
• Selskapsoverskudd
  Obligatorisk:
  - Sertifikat for utbytteutdeling
  - Registerutskrift / eierskapsbevis (Certificate of Incumbency - dersom to dokumenter kan lastes opp)
  Ytterligere bevis om nødvendig:
  - Siste reviderte regnskap og selskapets kontoutskrift for de siste 6 månedene
  - Erklæring fra en autorisert regnskapsfører som bekrefter utbytte, aksjekapital, overskudd og reelt eierskap
  - Registerutskrift / eierskapsbevis (Certificate of Incumbency)
  - Kopi av fakturaer som viser handelsaktivitet i form av salg og kjøp
• Salg av aksjer / investeringer / likvidasjon / obligasjoner
  Obligatorisk:
  - Kontoutskrift (6 måneder) som viser mottak av midler og navnet på investeringsselskapet eller obligasjonsrenter
  Ytterligere bevis om nødvendig:
  - Bekreftede investerings-/sparesertifikater, sluttsedler eller utbetalingsbekreftelser
• Salg av eiendom
  Obligatorisk:
  - Kopi av kjøpekontrakt
  - Kontoutskrift som viser proveny fra salget (dersom to dokumenter kan lastes opp)
  Ytterligere bevis om nødvendig:
  - Kontoutskrift som viser proveny fra salget
  - Brev fra en autorisert advokat eller registrert regnskapsfører som angir eiendommens adresse, salgsdato, mottatt proveny og kjøpers navn
• Salg av selskap
  Obligatorisk:
  - Brev som detaljerer selskapssalget, signert av en autorisert advokat eller registrert regnskapsfører
  Ytterligere bevis om nødvendig:
  - Kopier av medieomtale (hvis aktuelt)
• Arv
  Obligatorisk:
  - Kopi av avdødes testament
  Ytterligere bevis om nødvendig:
  - Signert brev fra en autorisert advokat eller bobestyrer
  - Skifteattest med dødsboets verdi
• Lån
  Obligatorisk:
  - Kopi av låneavtalen
  Ytterligere bevis om nødvendig:
  - Identifikasjonsdokumenter for personen(e) som innvilger lånet
• Gave (2 obligatoriske dokumenter)
  Obligatorisk:
  - Brev fra giver som forklarer årsaken til gaven og givers formueskilde
  - Bekreftede identifikasjonsdokumenter fra giver
  Ytterligere bevis om nødvendig:
  - Pass eller nasjonalt ID-kort
  - Kontoutskrift som viser gavens opprinnelse
  - Selfie av giver som holder sin ID
• Fastrenteinnskudd / Sparing
  Obligatorisk:
  - Sparesaldo-/kontoerklæring
  Ytterligere bevis om nødvendig:
  - Bevis på når kontoen ble opprettet (brev eller første kontoutskrift)
  - Dokumentasjon som viser sparingens opprinnelse
• Gevinster fra pengespill / spillaktivitet (2 dokumenter)
  - Kvittering på gevinster
  - Kontoutskrift (6 måneder) som viser opprinnelsen til de opprinnelig innsatte midlene
• Pensjon
  Obligatorisk:
  - Kontoutskrift (6 måneder) som viser pensjonsutbetalinger og navnet på pensjonsfondet
  Ytterligere bevis om nødvendig:
  - Pensjonserklæring som bekrefter utbetaling av pensjon
• Utvinning (Mining)
  Obligatorisk:
  - Oversikt/logg over utvunnet kryptovaluta
  - Lommebokadresse (wallet address) og transaksjonshash for levering av utvunnet krypto

Håndtering av utbetalinger (Payout management)

• Kontokontroll
  - Selskapets kontoinnehaver må samsvare med eieren av bankkontoen/kredittkortet
  - All kontoinformasjon må være fullstendig og autentisk
  - Uttak gjøres til samme kilde som midlene kom fra (der det er mulig)
• Omsetningskontroll
  - Innskudd må brukes til innsatser
  - Dersom midlene ikke er brukt, må utbetalingen avvises
• Aktivitetskontroll
  - Midler i spill-lommeboken kan kun brukes til spilling
  - Mistenkelig aktivitet kan føre til midlertidig suspensjon av kontoen
• Samarbeidskontroll (Collusion check)
  - Ansatte overvåker opprinnelsen til gevinster
  - Ved mistanke om p2p-pengeoverføringer via strategisk spill, fryses utbetalinger frem til undersøkelsen er fullført

VII) Politisk eksponerte personer (PEP-er) og sanksjonerte personer

En politisk eksponert person (PEP) er en person som har fått overdratt et fremtredende offentlig verv, for eksempel en høytstående politiker. Personer som er nært knyttet til denne personen, som særskilt nære familiemedlemmer og nære medarbeidere, anses også som PEP-er.

PEP-er klassifiseres som en hvitvaskingsrisiko, ettersom de på grunn av sin stilling kan bli eksponert for midler generert gjennom korrupsjon og bestikkelser.

Novatrix SRL utfører manuell screening av kunder gjennom OSINT (åpen kilde-etterretning), og følgende lenker anses «som et minimum» for manuell screening:
https://dilisense.com
http://everypolitician.org
https://littlesis.org/

Dersom det blir kjent at kunden kan være en PEP, iverksettes følgende tiltak:

• Kunden blir bedt om å fremvise POI, POA og en selfie (hvis dette ikke er innhentet tidligere)
• Novatrix SRLs AML-overholdelsesenhet skal gjennomføre en vurdering av kontoen for å fastslå om kunden er en reell PEP
• Novatrix SRLs AML-ansvarlige (MLRO) skal varsles dersom det kreves godkjenning fra ledelsen før forretningsforholdet fortsettes.

Nye kunder blir screenet for sin PEP-status innen 30 dager fra oppstarten av CDD-prosedyren.

Sanksjonerte personer klassifiseres som en hvitvaskingsrisiko, ettersom de på grunn av sin stilling kan bli eksponert for midler som har blitt generert gjennom korrupsjon og bestikkelser.

Novatrix SRL utfører manuell screening av kunder gjennom OSINT (åpen kilde-etterretning), og følgende viktige lenker anses «som et minimum» for manuell screening:

EUs konsoliderte liste over sanksjonerte personer, grupper og enheter:

• https://data.europa.eu/data/datasets/consolidated-list-of-persons-groups-and-entities-subject-to-eu-financial-sanctions
• https://www.un.org/securitycouncil/content/un-sc-consolidated-list
• https://sanctionssearch.ofac.treas.gov/

Dersom en kunde blir flagget som en potensiell person oppført på en økonomisk sanksjonsliste:

• Klienten skal umiddelbart sperres, og alle midler skal også fryses
• Internt rapporteringsskjema skal umiddelbart sendes til MLRO

Nye kunder screenes for sanksjonslistestatus innen 30 dager fra oppstarten av CDD-prosedyren.
Aktive kunder vurderes på månedlig basis.

Når den nødvendige undersøkelsen er utført og det er bekreftet at kunden sannsynligvis er underlagt økonomiske sanksjoner, vil en rapport bli sendt av MLRO til den relevante myndigheten.

VIII) MLRO (Hvitvaskingsansvarlig)

MLRO er den første personen som skal varsles når det oppstår mistanke om hvitvaskingsaktiviteter.

MLRO utnevnes av ledelsen og er opplært i risikofaktorene for hvitvasking som selskapet står overfor. Myndighetene må varsles når en utnevnelse finner sted. De viktigste oppgavene til MLRO er:

a) Å holde seg oppdatert på AML/CTF-lovgivning.

b) Å sikre at iverksettelse skjer i tråd med de interne prosedyrene.

c) Å sikre at opplæring mot hvitvasking gis periodisk til de ansatte.

d) Å registrere og oppdatere risikovurderinger.

e) Å motta og evaluere interne rapporter.

f) Å gi råd, veiledning og bistand.

g) Å føre statistiske data.

h) Sende inn rapporter om mistenkelige transaksjoner (STR) til Tobique Gaming Commission.

Alle hendelser som involverer en mistenkelig person eller transaksjon knyttet til hvitvasking eller finansiering av terrorisme, må rapporteres til Tobique Gaming Commission av MLRO innen 5 virkedager.

I rapporten om mistenkelige transaksjoner (STR) må MLRO gi en klar og fullstendig forklaring på den mistenkelige atferden, inkludert kundeidentifikasjon og transaksjonshistorikk.

IX) Oppbevaring av dokumenter

Følgende dokumenter og oppføringer oppbevares:

• Identifikasjonsdokumenter:
• Kopi av ID-dokument;
• Kopi av bank-/kredittkortutskrift;
• Referanser.
• Transaksjonsdetaljer:
• Innskudds-/uttaksmetode som er brukt;
• ID på personen som utfører transaksjonen;
• Midlenes destinasjon;
• Autorisasjonen for kredittkortbetalinger utført av våre innløsningsselskaper;
• Transaksjonsvolum.

Dokumentene oppbevares i 5 år etter avslutningen av forretningsforholdet i samsvar med direktivet.

X) Opplæring av ansatte

Periodisk opplæring sikrer at de ansatte er oppmerksomme på og overholder de regulatoriske kravene mot hvitvasking.

XI) Ansettelse av medarbeidere

For alle nye ansatte som rekrutteres av Selskapet, vil Selskapet gjennomføre en grundig bakgrunnssjekk, og ulike dokumenter vil bli innhentet som referanse (fødselsattest, plettfri politiattest osv.). Intervjuer gjennomføres, og etterspurte referanser sjekkes der de er tilgjengelige.

Det er selskapets policy at alle nye ansatte også får opplæring med hensyn til retningslinjene mot hvitvasking og de interne prosedyrene som brukes for å redusere denne risikoen.